Eten en drinken aftrekbaar?
Er is vaak onduidelijkheid over de spelregels rond de aftrekbaarheid van eten en drinken in de omzetbelasting (OB) en inkomstenbelasting (IB). De aftrekbaarheid voor beide belastingen is sterk afhankelijk van de situatie. Is het deels voor eigen gebruik? Of voor personeel? En waar wordt gegeten en gedronken?
Eten en drinken is meer dan een diner
Eten en drinken is natuurlijk niet alleen een diner in een restaurant. Hoe zit het bijvoorbeeld met een broodje bij de benzinepomp, een zelf betaalde lunch in de kantine van een opdrachtgever of een gekochte lunch uit de supermarkt? Is dat ook aftrekbaar? En in hoeverre dan? Daar bestaan vaak misverstanden over.
Zakelijk gemaakte kosten voor eten en drinken zijn als bedrijfskosten onder voorwaarden aftrekbaar. Er zijn afzonderlijke regels voor de omzetbelasting en de inkomstenbelasting. Verder is er een verschil tussen de aftrekbaarheid als ondernemer en het belastingvrij vergoeden van werkgever aan werknemer.
Zakelijk of niet
Kosten met een sterk persoonlijk karakter zijn niet aftrekbaar. Iedereen moet eten en drinken. Daarom zijn dat standaard geen aftrekbare kosten. Zo is regulier eten tijdens werktijd een privé aangelegenheid, dus niet aftrekbaar.
Of het om zakelijke kosten gaat is beslissend of de uitgaven van meer dan bijkomend zakelijk belang zijn. Een avondje overwerken op de zaak is zo’n reden.
Onder de post voedsel en drank vallen ook zakenlunches en -diners, inclusief fooien. Bij het bepalen of iets een zakelijke lunch is of niet is het dus belangrijk dat aannemelijk kan worden gemaakt dat de lunch in het belang van de onderneming is. Als een ondernemer gaat lunchen met een (potentiële) klant of leverancier dan kan dit vaak als zakelijk worden beschouwd.
Onderweg koffie drinken of iets eten is aftrekbaar, mits de reis zakelijk is. Bijvoorbeeld omdat de ondernemer doorlopend op reis is en niet gewoon thuis of op kantoor kan eten/drinken en daardoor extra kosten maakt. Overigens kan worden afgevraagd of het niet voordeliger is om zelf een lunchpakketje van huis mee te nemen als u op pad gaat.
Aftrek voor inkomstenbelasting
In de regel is het zo dat je alle kosten die je bedrijfsmatig maakt, volledig mag aftrekken van de winst. Ondernemers doen dit natuurlijk graag, immers hoe meer kosten hoe lager je winst waardoor je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen.
Een zakenlunch bijvoorbeeld, valt onder de post ‘representatie-kosten’ waar ook het gebruik van genotsmiddelen, het bezoek aan congressen, seminars, en studiereizen onder vallen. Voor deze kosten gelden er dus andere regels dan voor ‘gewone’ bedrijfskosten. De kosten mogen wel worden opgevoerd als bedrijfsmatige kosten, maar niet volledig.
Hier worden 2 mogelijkheden voor geboden door de belastingdienst:
1 Drempelbedrag maar daarna volledige aftrek
Tot de drempel van € 4.600 zijn dergelijke kosten niet aftrekbaar. Haal je deze drempel wel dan mag je over het meerdere 100% van de kosten ten laste van je winst brengen. Deze variant is voor de doorsnee ondernemer niet aantrekkelijk, de drempel is simpelweg te hoog.
2 Geen drempel maar beperkte aftrek
De meest gebruikte variant is om te kiezen voor gedeeltelijk aftrek ten laste van je winst. Bij deze variant mag je 80% opvoeren als kosten en ten laste van de winst laten gaan. Het restant (20%) is dan voor eigen rekening.
Wanneer is eten en drinken wel BTW aftrekbaar?
Het antwoord op deze vraag is sterk afhankelijk van de omstandigheden. De kosten kunnen bijvoorbeeld
worden afgetrokken wanneer het afhaalmaaltijden betreft die op kantoor worden genuttigd, maar niet wanneer het een zakendiner in een restaurant betreft. Lees hieronder de verdere details.
BTW zakendiners niet aftrekbaar
De Wet op de omzetbelasting bepaalt dat kosten voor eten en drinken niet aftrekbaar zijn als de ondernemer of een van zijn medewerkers slechts kort verblijft (minder dan 6 maanden) in het horecabedrijf, bijvoorbeeld een hotel, café, restaurant, pension of aanverwante bedrijven zoals een cateringbedrijf. Dat betekent dus dat de btw op bijvoorbeeld zakendiners in een restaurant niet aftrekbaar is. Of de btw op zakelijk gebruik van eten en drinken aftrekbaar is, is sterk afhankelijk van de omstandigheden waarin de consumpties worden genuttigd.
BTW bij afhaalmaaltijden
Alleen btw op de verstrekking van spijzen en dranken die ter plaatse worden gebruikt, is niet aftrekbaar.
Wanneer voor een zakelijk doel een maaltijd wordt afgehaald en op kantoor wordt genuttigd, is de aftrek van btw op de kosten niet per definitie uitgesloten. Op grond van het Besluit Uitsluiting Aftrek (BUA) kan aftrek van btw mogelijk worden uitgesloten. Wanneer de personeelsverstrekkingen (denk aan kerstpakketten, personeelsfeesten en dergelijke) de grens van € 227 exclusief btw per jaar per persoon overschrijden, is de aftrek van btw uitgesloten op grond van het BUA. Beneden deze drempel is de aftrek van btw op personeelsverstrekkingen wel toegestaan.
BTW bij catering op locatie
Maakt een ondernemer gebruik van catering op een locatie, dan bepalen de feitelijke omstandigheden of de uitsluiting van aftrek van toepassing is. Indien de catering wordt verzorgd in een apart voor die gelegenheid ingerichte ruimte, bijvoorbeeld een partytent of afgehuurde ruimte, is de btw niet aftrekbaar. Het maakt hierbij niet uit of deze ruimte van de cateraar is of de ruimte door de opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld . Ook een splitsing van de factuur in koks/personeel en spijzen en dranken maakt geen verschil voor de aftrekbaarheid.
Let op!
Ook een ondernemer die een evenement organiseert en een cateringbedrijf inschakelt, heeft geen recht op aftrek van voorbelasting. Indien de spijzen en dranken met btw worden doorbelast aan een ander is deze btw ook voor de derde partij niet aftrekbaar. Neem in dit geval contact met ons op. Administratiekantoor Fin4you kan je bijstaan in het treffen van een regeling met de Belastingdienst. Overigens, omdat de btw niet kan worden afgetrokken zijn dit ‘gewoon’ aftrekbare kosten, maar vanzelfsprekend alleen als de kosten een zakelijk karakter hebben.
